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「納会の幹事になったものの、何から準備すればよいか分からない」

「参加者の取りまとめや会場選び、飲食、当日の進行まで、準備することが多くて整理できない」

このようなお悩みを抱えている幹事の方も多いのではないでしょうか。

納会は、1年間の業務を締めくくり、社員同士で1年を振り返りながら交流を深める機会です。

一方で、年末は通常業務も忙しく、会場の確保や参加者への案内、飲食の手配、当日の進行などを限られた期間で進める必要があります。

本記事では、納会の準備を開催1～2か月前から当日・終了後まで、時系列で整理しました。

初めて納会の幹事を担当する方も、チェックリストとしてぜひご活用ください。

納会とは？開催する目的や内容

納会とは、仕事や活動の一区切りにあわせて、関係者が集まり、1年間の振り返りや慰労、交流などを行う会です。

企業では、年末の業務終了に合わせて社員が集まり、食事や歓談を楽しんだり、代表者や上司から挨拶をしたりする形式が一般的です。

納会には、1年間の労をねぎらうだけでなく、普段の業務では話す機会が少ない社員同士が交流する場としての役割もあります。

そのため、単に食事をするだけでなく、参加者がリラックスして過ごせる時間や、社員同士が自然に会話できる環境をつくることがポイントです。

目的	おすすめの内容
1年間の労をねぎらう	挨拶、乾杯、歓談
社員同士の交流を深める	歓談、交流企画、ゲーム
1年間を振り返る	写真・動画の上映、振り返り企画
会社や部署の一体感を高める	表彰、年間MVP発表、チーム企画
1年の締めくくりを楽しむ	食事、飲み会、レクリエーション

納会を開催する際は、参加者に楽しんでもらうことだけでなく、「1年間を締めくくる場」という目的を意識して内容を考えると、企画や会場も選びやすくなります。

納会の幹事チェックリスト一覧

まずは、納会の準備項目を時系列で確認しましょう。

開催1～2か月前まで

□ 納会の目的を決める
□ 開催候補日を決める
□ 参加対象者を確認する
□ 参加予定人数を確認する
□ 全体予算を決める
□ 会場候補を探す
□ 会場の空き状況を確認する
□ 会場を仮予約する
□ 飲食の有無を決める
□ 納会の形式を決める
□ 幹事・運営メンバーを決める
□ 納会で行う企画を検討する

開催1か月前まで

□ 会場を正式に予約する
□ 参加者へ案内を送る
□ 出欠確認を行う
□ ケータリングや飲食を手配する
□ 納会のプログラムを決める
□ 司会者を決める
□ 挨拶や乾杯を担当する人を決める
□ 表彰・ゲーム・レクリエーションなどの内容を決める
□ 必要な備品・機材を確認する
□ 当日の運営担当者を決める

開催2週間前まで

□ 最終的な参加人数を確認する
□ 会場へ人数を連絡する
□ ケータリングの数量を確認する
□ 座席・テーブルレイアウトを決める
□ 司会進行台本を作成する
□ 企画の準備物を揃える
□ 投影資料や動画を回収する
□ タイムスケジュールを関係者へ共有する
□ アレルギーや食事制限を確認する
□ 挨拶・乾杯・表彰などの担当者へ内容を確認する

開催1週間前から前日まで

□ 最終参加人数を会場へ連絡する
□ 司会進行台本を最終確認する
□ 投影資料のバックアップを用意する
□ 参加者へリマインドを送る
□ 会場の入退室方法を再確認する
□ 当日の集合時間・役割分担を共有する

開催当日

□ 予約時間から会場に入り、設営を始める
□ 受付を設置する
□ 参加者リストを準備する
□ テーブル・椅子を配置する
□ 音響・映像設備を最終確認する
□ 司会・挨拶担当者へ当日の流れを説明する
□ 参加者の遅刻・欠席を管理する
□ 司会進行とタイムキープを行う
□ 写真撮影を行う
□ 忘れ物・落とし物を確認する
□ ゴミ処理・原状復帰を行う

開催後

□ 参加者へお礼の連絡を送る
□ 写真や動画を共有する
□ 会場費・飲食費などの精算を行う
□ 請求書・領収書を確認する
□ 予算の実績をまとめる
□ 良かった点・改善点を記録する

開催1～2か月前｜目的・日程・予算を決める

納会を開催する目的を明確にする

最初に決めたいのが、納会を開催する目的です。

「1年間の慰労」という目的は共通していても、納会によって重視したいことは異なります。例えば、次のように目的を整理しましょう。

• 社員同士の交流を深める
• 1年間の頑張りをねぎらう
• 会社や部署の一体感を高める
• 1年間を振り返る
• 普段話す機会が少ない社員同士の交流を促す
• 社員がリラックスして楽しめる時間をつくる

目的が決まると、必要な会場の広さやレイアウト、企画内容も考えやすくなります。

例えば、社員同士の交流を重視するなら、全員を着席させるだけでなく、立食形式や自由に移動できるスペースを設けるのもおすすめです。

1年間の振り返りを重視する場合は、写真や動画を投影できる設備がある会場を選ぶと、企画の幅も広がります。

納会の日程と参加者を決める

納会の日程を決める際は、年末の業務スケジュールや参加者の予定を確認しながら、できるだけ早めに候補日を決めましょう。

年末は通常業務に加えて、取引先への挨拶や社内の締め作業などが重なることもあります。参加者が多い場合は日程調整にも時間がかかるため、候補日をいくつか用意して早めに出欠を確認しておくとスムーズです。参加者を確認するときは、人数だけでなく次のような情報も整理しておきましょう。

• 参加対象となる部署・チーム
• 社員の参加人数
• 上司・役職者の参加有無
• 食事制限・アレルギー
• 飲酒の有無
• 当日の緊急連絡先

特に飲食を伴う納会では、食事制限やアレルギーについて事前に確認しておくことが大切です。

納会の予算を決める

納会では、会場費だけでなく飲食費や企画費なども必要になります。主な費用としては、次のようなものがあります。

• 会場費
• ケータリング・飲食費
• 飲料費
• 音響・映像機材費
• ゲーム・景品代
• 印刷費
• 写真・動画撮影費

参加人数が変更になる可能性も考え、予算にはある程度の余裕を持たせておくと安心です。

また、会場費、飲食費、企画費などに分けて予算を管理すると、準備途中で予算が足りなくなることを防ぎやすくなります。

納会の会場選びチェックリスト

納会では、参加者が食事や会話を楽しみながら、必要に応じて企画にも参加できる会場を選ぶことが大切です。

特に参加人数が多い場合や、ゲーム・表彰・動画上映などを行う場合は、単純な収容人数だけでなく、参加者が動きやすいスペースや設備があるかどうかも確認しましょう。

会場を選ぶ際の確認項目

□ 参加人数に適した広さか
□ 納会の形式に合ったレイアウトにできるか
□ 駅から近く、参加者が迷いにくいか
□ 着席・立食など希望する形式に対応しているか
□ 歓談や交流企画に必要なスペースを確保できるか
□ 飲食が可能か
□ ケータリングを利用できるか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ プロジェクターやモニターを利用できるか
□ マイク・スピーカーなどの音響設備があるか
□ Wi-Fi環境があるか
□ 受付スペースを確保できるか
□ 荷物置き場や控室があるか
□ 開始前の準備時間を確保できるか
□ キャンセル規定を確認したか
□ ゴミ処理・原状復帰の方法を確認したか

納会では、会場の雰囲気も重要です。

食事や歓談を中心とした納会なら、参加者同士が会話しやすいレイアウトにできる会場が向いています。

一方、表彰や動画上映、ゲームなどを行う場合は、ステージやスクリーン、音響設備などを使用できるかまで確認しておきましょう。

納会の飲食・ケータリングを手配する

納会では、料理や飲み物を囲みながら1年間を振り返ったり、社員同士で会話したりする時間も大切です。

会場を決める前に、飲食物の持ち込みが可能か、ケータリングを利用できるか、アルコールを提供できるかなどを確認しておきましょう。

飲食手配のチェック項目

□ 飲食可能な会場か
□ ケータリングに対応しているか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ アルコールを提供できるか
□ 参加人数分の料理を確保したか
□ 料理を置くスペースを確保したか
□ ゴミ処理方法を確認したか
□ 飲食物の搬入時間を確認したか

料理や飲み物を用意する際は、参加人数だけでなく、開催時間や形式も考慮しましょう。

立食形式の場合は、料理を取りやすい場所を確保し、参加者が料理を取りに行った後も会話しやすい動線をつくっておくと安心です。

また、アルコールを用意する場合も、ソフトドリンクを忘れずに準備しましょう。

納会の進行を決める

納会当日は、開会の挨拶から乾杯、歓談、企画、締めの挨拶まで、あらかじめ大まかな流れを決めておきましょう。

納会は歓談の時間が中心になることが多いため、企画を詰め込みすぎず、参加者が自由に話せる時間を十分に確保することがポイントです。

時間	内容
18:30	受付開始
19:00	開会・幹事挨拶
19:05	代表者・上司からの挨拶、乾杯
19:10	歓談・食事
19:40	1年間の振り返り・動画上映
20:00	表彰・ゲームなどの企画
20:20	歓談・食事
20:40	締めの挨拶
20:50	閉会

会社の規模や納会の目的によって内容は調整しましょう。

特に、挨拶や企画を長くしすぎると、参加者が食事や歓談を楽しむ時間が少なくなってしまいます。

納会では、企画を1～2個程度に絞り、歓談の時間もしっかり確保すると進行がスムーズです。

納会を盛り上げる企画・ゲームアイデア

納会では、1年間を振り返りながら、社員同士で楽しめる企画を取り入れるのもおすすめです。

1年間の振り返りムービー

1年間の社内イベントや日常の写真、プロジェクトの様子などをまとめて上映する企画です。

普段の業務では見る機会が少ない写真を共有することで、参加者が1年間を振り返るきっかけになります。

プロジェクターやモニターを利用できる会場であれば、会場全体で映像を楽しめます。

年間表彰

1年間の成果や貢献を称える表彰を行う企画です。

営業成績などの業務上の成果だけでなく、社内での活躍やチームへの貢献など、会社の方針に合わせて表彰内容を設定できます。

事前に受賞者や賞状・景品などを準備しておくと、当日の進行もスムーズです。

社内クイズ

会社や部署、社員に関するクイズを出題する企画です。

例えば、会社の歴史や今年あった出来事、社内のちょっとしたエピソードなどを問題にすると、1年間を振り返りながら楽しめます。

プロジェクターやモニターを使って問題を投影すれば、参加者全員で参加しやすくなります。

チーム対抗ゲーム

参加者を複数のチームに分け、クイズやゲームの得点を競う企画です。

部署や普段の業務が異なる社員を混ぜてチームをつくることで、普段話す機会が少ない社員同士の交流にもつながります。

納会当日の持ち物チェックリスト

受付用品

□ 参加者リスト
□ 筆記用具

運営用品

□ 司会進行台本
□ タイムスケジュール
□ 座席表
□ 緊急連絡先
□ 表彰状・景品
□ ゲーム用備品
□ 養生テープ
□ はさみ
□ 延長コード
□ 電源タップ
□ モバイルバッテリー

映像・音響関係

□ 投影用パソコン
□ HDMIケーブル
□ 変換アダプター
□ 振り返り動画
□ 表彰・ゲーム用資料
□ BGMデータ

納会で使用する動画やゲーム用データは、使用するパソコンだけでなく、USBメモリーやクラウドにも保存しておきましょう。

当日にパソコンや接続機器のトラブルが発生した場合でも、別の端末から対応できるように準備しておくと安心です。

納会でよくある失敗

プログラムを詰め込みすぎる

表彰、ゲーム、動画上映、余興などをたくさん用意すると、納会が盛り上がりそうに感じます。

しかし、企画を詰め込みすぎると、参加者が自由に会話したり、食事を楽しんだりする時間が少なくなってしまいます。

納会の目的が交流や慰労であれば、企画は1～2個程度に絞り、歓談の時間もしっかり確保しましょう。

会場が人数に合っていない

会場が狭すぎると参加者が移動しにくく、料理を取りに行ったり、ほかの社員と交流したりすることが難しくなります。

反対に、広すぎる会場では参加者同士の距離が離れてしまい、会話しにくくなる場合もあります。

収容人数だけでなく、実際に使用するレイアウトや飲食スペース、企画に必要なスペースまで考えて会場を選びましょう。

飲食の手配が足りない

参加人数だけを基準に料理を用意すると、料理が足りなくなったり、反対に余りすぎたりする可能性があります。

開催時間や参加者の年齢層、飲酒の有無なども考慮し、適切な量を手配しましょう。

また、参加者に食物アレルギーや食事制限がないか、事前に確認しておくことも大切です。

機材の動作確認をしていない

年間の振り返り動画や表彰、ゲームなどでプロジェクターやモニター、マイクを使用する場合、接続端子や変換アダプターが合わず、当日に使用できないケースがあります。

可能であれば事前に会場で接続方法を確認し、当日も開始前に映像・音響を確認しましょう。

幹事だけが忙しくなってしまう

受付、司会、飲食物の受け取り、ゲームの進行、写真撮影などを一人で担当すると、幹事自身が参加者と交流する時間がなくなってしまいます。

受付、進行、タイムキープ、撮影などの役割を分担し、複数人で運営できる体制をつくりましょう。

事前に役割分担を決めておけば、当日の混乱を防ぎやすくなり、幹事も納会を楽しみやすくなります。

納会終了後のフォローも忘れずに

納会は、当日が終わればすべて完了というわけではありません。

終了後は参加者へお礼を伝えたり、撮影した写真や動画を共有したりすることで、イベント後のコミュニケーションにもつなげられます。

また、会場費や飲食費などの精算、請求書・領収書の確認、予算実績の整理も忘れずに行いましょう。アンケートを実施する場合は、次のような質問を設定すると今後の社内イベントにも活用できます。

• 納会全体の満足度
• 印象に残った企画
• 参加者同士の交流のしやすさ
• 料理・飲み物について
• 会場について
• 開催時間について
• 次回参加したい企画
• 改善してほしい点

参加者から集めた意見を次回の会場選びや企画、飲食の手配に反映することで、次回以降の納会をよりスムーズに準備できます。

納会に関するよくある質問

Q. 納会の準備はいつから始めるべきですか？

参加人数や会場規模にもよりますが、1～2か月前から準備を始めるのがおすすめです。

特に年末の繁忙期に開催する場合や、大人数で開催する場合は、日程と会場だけでも早めに決めておきましょう。

Q. 納会の所要時間はどのくらいですか？

一般的には2時間程度をひとつの目安として考えると、進行を組みやすくなります。

挨拶や表彰、ゲーム、動画上映などを行う場合は、それぞれに必要な時間を考慮してスケジュールを組みましょう。

企画を詰め込みすぎず、食事や歓談の時間を確保することも大切です。

Q. 納会ではどんな会場がおすすめですか？

参加人数や納会の目的によって異なりますが、飲食に対応しており、参加者が交流しやすいレイアウトにできる会場がおすすめです。

大人数なら広いパーティー会場、食事や歓談を重視するなら会話しやすい規模のレンタルスペース、表彰や動画上映などの企画を行うなら映像・音響設備を利用できる会場など、納会の内容に合わせて選びましょう。

Q. 納会の会場は貸し会議室でも開催できますか？

会場によって異なりますが、飲食やパーティー利用に対応した貸し会議室・レンタルスペースであれば、納会の会場として利用できます。

選ぶ際は、飲食可否だけでなく、ケータリング対応、アルコールの可否、収容人数、レイアウト、音響・映像設備、準備や撤収の時間なども確認しておきましょう。

Q. 納会ではどんな企画をするとよいですか？

1年間の振り返りムービーや年間表彰、社内クイズ、チーム対抗ゲームなどがおすすめです。

ただし、企画を増やしすぎると歓談の時間が少なくなるため、納会の目的に合わせて1～2個程度に絞ると進行しやすくなります。

まとめ｜チェックリストを活用して納会をスムーズに開催しよう

納会は、1年間の労をねぎらい、社員同士が交流を深めながら1年を締めくくる大切な社内イベントです。

幹事が押さえておきたいポイントは、次の7つです。

1. 納会の目的と予算を決める
2. 日程と会場を確保する
3. 参加者情報を確認する
4. 飲食・ケータリングを手配する
5. 表彰やゲームなどの企画を決める
6. 当日の役割分担と進行を確認する
7. 開催後のフォローと精算を行う

チェックリストを活用して準備状況を共有すれば、抜け漏れを防ぎながら、複数の担当者で効率よく準備を進められます。

また、会場を選ぶ際は、参加人数だけでなく、納会の目的や参加者同士の交流のしやすさ、飲食の可否、必要な設備なども確認することが重要です。

TIME SHARINGでは、グレイドパークをはじめ、納会や社内パーティー、交流会などに利用できる貸し会議室・レンタルスペースを展開しています。

アクセス、収容人数、設備、飲食の可否などを確認しながら、自社の納会に合ったパーティー会場を探してみてはいかがでしょうか。