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「新年会の幹事になったものの、何から準備すればよいか分からない」

「参加者が楽しめる新年会にしたいけれど、会場や飲食、進行などの準備が整理できていない」

このようなお悩みを抱えている幹事の方も多いのではないでしょうか。

新年会は、新しい年のスタートを参加者で祝いながら、社員同士の交流を深める機会です。

一方で、日程調整や参加者の取りまとめ、会場選び、飲食の手配、当日の進行など、幹事が準備することは意外と多くあります。

本記事では、新年会の準備を開催1～2か月前から当日・終了後まで、時系列で整理しました。

初めて新年会の幹事を担当する方も、チェックリストとしてぜひご活用ください。

新年会とは？開催する目的やメリット

新年会とは、新しい年を迎えたことを祝い、社員やメンバー同士の親睦を深めるために開催するイベントです。

企業では、年始の仕事始めに合わせて開催したり、1月中の都合のよい日程で開催したりするケースがあります。

新年会には、普段の業務では話す機会が少ない人同士が交流したり、部署やチームを越えてコミュニケーションを取ったりするきっかけをつくる役割があります。

また、会社として新しい年の目標や方針を共有したり、昨年の振り返りを行ったりする場として活用することもできます。

新年会を開催する際は、単に食事や飲み会を楽しむだけでなく、「新しい年を気持ちよくスタートできる場をつくる」という視点を持つことが大切です。

目的	おすすめの内容
新年を祝う	乾杯、歓談、食事
社員同士の交流を深める	グループトーク、交流ゲーム
部署を越えた親睦を深める	チーム対抗ゲーム、席替え
昨年を振り返る	写真や動画の上映、振り返り企画
新年の目標を共有する	代表者・責任者からの挨拶、目標発表
チームの一体感を高める	レクリエーション、ゲーム

新年会では、参加者が自然に会話できる時間を確保することがポイントです。

特に会社全体で開催する場合は、普段関わりの少ない社員同士が交流できるよう、座席や企画にも工夫するとよいでしょう。

新年会の幹事チェックリスト一覧

まずは、新年会の準備項目を時系列で確認しましょう。

開催1～2か月前まで

□ 新年会の目的を決める
□ 開催候補日を決める
□ 参加対象者を決める
□ 参加予定人数を確認する
□ 全体予算を決める
□ 会場候補を探す
□ 会場の空き状況を確認する
□ 会場を仮予約する
□ 飲食の有無を決める
□ 新年会の形式を決める
□ 幹事・運営メンバーを決める
□ 新年会で行う企画を検討する

開催1か月前まで

□ 会場を正式に予約する
□ 参加者へ案内を送る
□ 出欠確認を行う
□ ケータリングや飲食を手配する
□ 新年会のプログラムを決める
□ 司会者を決める
□ 新年の挨拶をする人を決める
□ ゲーム・レクリエーションの内容を決める
□ 必要な備品・機材を確認する
□ 当日の運営担当者を決める

開催2週間前まで

□ 最終的な参加人数を確認する
□ 会場へ人数を連絡する
□ ケータリングの数量を確認する
□ 座席・テーブルレイアウトを決める
□ 司会進行台本を作成する
□ 新年会の企画に必要な準備物を揃える
□ 投影資料や動画を回収する
□ タイムスケジュールを関係者へ共有する
□ アレルギーや食事制限を確認する
□ 挨拶・スピーチの内容を確認する

開催1週間前から前日まで

□ 最終参加人数を会場・ケータリング会社へ連絡する
□ 司会進行台本を最終確認する
□ ゲーム・企画のリハーサルを行う
□ PC・プロジェクター・モニターを確認する
□ マイク・音響設備を確認する
□ 投影資料のバックアップを用意する
□ 参加者へリマインドを送る
□ 会場の入退室方法を再確認する
□ 当日の集合時間・役割分担を共有する

開催当日

□ 予約時間から会場に入り、設営を始める
□ 受付を設置する
□ 参加者リストを準備する
□ 音響・映像設備を最終確認する
□ 司会・挨拶担当者へ当日の流れを説明する
□ 参加者の遅刻・欠席を管理する
□ 司会進行とタイムキープを行う
□ 写真撮影を行う
□ 忘れ物・落とし物を確認する
□ ゴミ処理・原状復帰を行う

開催後

□ 参加者へお礼の連絡を送る
□ 写真や動画を共有する
□ アンケートを実施する
□ 会場費・飲食費などの精算を行う
□ 請求書・領収書を確認する
□ 予算の実績をまとめる
□ 良かった点・改善点を記録する

開催1～2か月前｜目的・日程・予算を決める

新年会を開催する目的を明確にする

最初に決めたいのが、新年会を開催する目的です。

「新しい年を祝う」という目的は共通していても、新年会によって重視したいことは異なります。例えば、次のように目的を整理しましょう。

• 社員同士の親睦を深める
• 部署やチームを越えて交流する
• 新年の目標や方針を共有する
• 昨年の振り返りを行う
• チームの一体感を高める
• 普段話す機会が少ない社員同士の交流を促す

目的が決まると、必要な会場の広さやレイアウト、企画内容も考えやすくなります。

例えば、部署を越えた交流を重視するなら、部署ごとに席を固定するのではなく、複数の部署から参加者を集めたテーブルを用意したり、歓談中に自由に移動できる時間を設けたりするのもおすすめです。

一方で、新年の方針共有を重視する場合は、全員がスクリーンやステージを見やすいレイアウトにするなど、会場選びの段階から目的を意識しておきましょう。

新年会の日程と参加者を決める

新年会の日程を決める際は、年始の業務スケジュールや社内行事などを確認したうえで、できるだけ早めに候補日を設定しましょう。

1月は仕事始めや会議などの予定が集中しやすいため、参加人数が多い場合は日程調整にも時間がかかります。

候補日をいくつか用意して、早めに出欠を確認しておくとスムーズです。参加者を確認するときは、人数だけでなく次のような情報も整理しておきましょう。

• 社員・メンバーの参加人数
• 役職者の参加有無
• 途中参加・途中退出の予定
• 食事制限・アレルギー
• 当日の緊急連絡先

特に食事制限やアレルギーについては、ケータリングや飲食を手配する前に確認しておくことが大切です。

新年会の予算を決める

新年会では、会場費だけでなく飲食費や企画費なども必要になります。主な費用としては、次のようなものがあります。

• 会場費
• ケータリング・飲食費
• 飲料費
• 音響・映像機材費
• ゲーム・景品代
• 印刷費

参加人数が変更になる可能性も考え、予算にはある程度の余裕を持たせておくと安心です。

また、会場費と飲食費、企画費などに分けて予算を管理すると、準備途中で予算が足りなくなることを防ぎやすくなります。

貸し会議室やパーティー会場を利用する場合は、会場費だけで判断せず、飲食や備品、必要なオプションまで含めた総額を確認しておきましょう。

新年会の会場選びチェックリスト

新年会では、参加者が食事や会話を楽しみながら、必要に応じて企画にも参加できるよう、会場の広さやレイアウト、設備などを確認しておくことが大切です。

特に会社全体で開催する場合や、ゲーム・挨拶・映像上映などを行う場合は、単純な収容人数だけでなく、参加者が動きやすいスペースがあるかどうかも確認しましょう。

会場を選ぶ際の確認項目

□ 参加人数に適した広さか
□ 新年会の目的に合ったレイアウトにできるか
□ 駅から近く、参加者が迷いにくいか
□ 着席・立食など希望する形式に対応しているか
□ 歓談や交流企画に必要なスペースを確保できるか
□ 飲食が可能か
□ ケータリングを利用できるか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ プロジェクターやモニターを利用できるか
□ マイク・スピーカーなどの音響設備があるか
□ Wi-Fi環境があるか
□ 受付スペースを確保できるか
□ 荷物置き場や控室があるか
□ 開始前の準備時間を確保できるか
□ キャンセル規定を確認したか
□ ゴミ処理・原状復帰の方法を確認したか

新年会では、料理や飲み物を楽しみながら参加者同士が会話しやすい空間をつくることも重要です。

着席形式なら隣の人と話しやすいテーブル配置にし、立食形式なら料理を取りに行きやすく、参加者が自由に移動できるスペースを確保するとよいでしょう。

また、新年の挨拶や会社の方針発表、ゲームなどを行う場合は、参加者全員から見やすい場所にステージやスクリーンを設置できるかどうかも確認しておくと安心です。

新年会の飲食・ケータリングを手配する

新年会では、料理や飲み物を囲みながら会話する時間も大切です。

会場を決める前に、飲食物の持ち込みが可能か、ケータリングを利用できるか、アルコールを提供できるかなどを確認しておきましょう。

特に貸し会議室やレンタルスペースを利用する場合は、飲食店とは異なるルールが設定されていることがあります。

会場を予約する前に、飲食の可否や持ち込み条件、ケータリングの利用条件、ゴミ処理の方法などまで確認しておくと安心です。

飲食手配のチェック項目

□ 飲食可能な会場か
□ ケータリングに対応しているか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ アルコールを提供できるか
□ 参加人数分の料理を確保したか
□ 参加者の食事制限を確認したか
□ ソフトドリンクを用意したか
□ 料理を置くスペースを確保したか
□ ゴミ処理方法を確認したか
□ 飲食物の搬入時間を確認したか

新年会では、料理を一か所に集中させると参加者が取りに行きにくくなる場合があります。

参加人数が多い場合は、料理を置く場所やドリンクカウンターの位置をあらかじめ決め、参加者がスムーズに移動できるようにしておきましょう。

また、アルコールを用意する場合でも、ソフトドリンクを十分に準備しておくことが大切です。

ケータリングを利用する場合は、料理だけでなく飲み物、提供時間、料理の設置場所、回収やゴミ処理まで確認しておくと、当日の対応がスムーズになります。

新年会の進行を決める

新年会の当日は、受付から開会、挨拶、乾杯、歓談、企画、締めの挨拶まで、あらかじめ大まかな流れを決めておきましょう。

特に会社全体で開催する場合は、参加者が多いため、次のプログラムに移るタイミングを司会が明確に案内することが重要です。

例えば、次のようなタイムスケジュールが考えられます。

時間	内容
18:30	受付開始
19:00	開会・幹事挨拶
19:05	新年の挨拶・乾杯
19:10	歓談・食事
19:40	新年会企画・ゲーム
20:10	歓談
20:40	締めの挨拶
20:50	閉会

新年会では、企画を多く入れすぎず、歓談の時間もしっかり確保することがポイントです。

特に社内交流を目的とする場合は、ゲームや余興だけで時間を埋めるのではなく、参加者同士が自由に会話できる時間を設定しましょう。

また、挨拶や乾杯を担当する人には、事前に開始時間や持ち時間を共有しておくと、当日の進行がスムーズになります。

新年会を盛り上げる企画・ゲームアイデア

新年会では、参加者同士の会話が生まれるような企画を取り入れるのがおすすめです。

特に会社全体で開催する場合は、普段関わりの少ない社員同士でも参加しやすい内容を選ぶとよいでしょう。

新年の抱負・目標発表

新年会の定番企画のひとつが、新年の抱負や目標の発表です。

代表者や各部署の責任者が今年の目標を発表するほか、参加者から一言ずつ抱負を募る方法もあります。

参加人数が多い場合は、全員が発表するのではなく、部署ごとに代表者を決めるなど、時間に合わせて形式を調整しましょう。

新年にちなんだクイズ

「今年の干支」や「昨年の社内ニュース」、「会社に関する問題」など、新年や会社に関連したクイズを行う方法です。

プロジェクターや大型モニターを利用できる会場なら、問題をスクリーンに表示することで参加者全員が内容を確認しやすくなります。

部署を混ぜてチームをつくることで、普段話す機会の少ない社員同士の交流にもつながります。

昨年の振り返りムービー

昨年の社内イベントや日常の写真をまとめた動画を上映する企画です。

写真や動画を見ながら昨年を振り返ることで、参加者同士の会話が生まれるきっかけにもなります。

プロジェクターやスクリーンなどの映像設備を利用する場合は、事前に接続端子や投影方法を確認しておきましょう。

チーム対抗ゲーム

参加者を複数のチームに分け、クイズやゲームの得点を競う企画です。

部署や役職が偏らないようにチームを分けることで、普段とは異なるメンバー同士が交流するきっかけをつくれます。

新年会の目的が交流であれば、勝敗そのものよりも、参加者同士が会話しやすいルールにすることを意識しましょう。

新年会当日の持ち物チェックリスト

受付用品

□ 参加者リスト
□ 筆記用具
□ 受付案内
□ 会場案内図
□ 遅刻・欠席者の連絡先一覧

運営用品

□ 司会進行台本
□ タイムスケジュール
□ 座席表
□ スタッフ配置表
□ 緊急連絡先
□ 景品
□ ゲーム用備品
□ 養生テープ
□ はさみ
□ 延長コード
□ 電源タップ
□ モバイルバッテリー

映像・音響関係

□ 投影用パソコン
□ 予備のパソコン
□ HDMIケーブル
□ 変換アダプター
□ USBメモリー
□ プレゼンテーション資料
□ ゲーム用資料
□ BGMデータ
□ マイク
□ マイク用の予備電池

新年会で使用する投影資料やゲーム用データは、使用するパソコンだけでなく、USBメモリーやクラウドにも保存しておきましょう。

当日にパソコンや接続機器のトラブルが発生した場合でも、別の端末から対応できるように準備しておくと安心です。

また、受付や司会、飲食物の受け取りなど、当日に必要な役割ごとに担当者を決め、必要な備品を事前に渡しておくと、幹事一人に負担が集中するのを防げます。

新年会でよくある失敗

企画を詰め込みすぎる

新年会を盛り上げようとして、ゲームや余興、スピーチなどをたくさん用意すると、参加者に楽しんでもらえそうに感じます。

しかし、企画を詰め込みすぎると、参加者同士が自由に会話する時間がなくなってしまいます。

新年会の目的が交流であれば、企画は1～2個程度に絞り、歓談の時間もしっかり確保しましょう。

会場が人数に合っていない

会場が狭すぎると参加者が移動しにくく、料理を取りに行ったり、ほかの参加者と交流したりすることが難しくなります。

反対に、広すぎる会場では参加者同士の距離が離れてしまい、会話が生まれにくくなる場合もあります。

収容人数だけでなく、実際に使用するレイアウトや飲食スペース、交流企画に必要なスペースまで考えて会場を選びましょう。

飲食の手配が足りない

参加人数だけを基準に料理を用意すると、料理が足りなくなったり、反対に余りすぎたりする可能性があります。

開催時間や参加者の年齢層、飲酒の有無なども考慮し、適切な量を手配しましょう。

また、参加者の食物アレルギーや食事制限がないか、事前に確認しておくことも大切です。

機材の動作確認をしていない

新年の挨拶や会社紹介、ゲームなどでプロジェクターやモニター、マイクを使用する場合、接続端子や変換アダプターが合わず、当日に使用できないケースがあります。

可能であれば事前に会場で接続方法を確認し、当日も開始前に映像・音響を確認しましょう。

特に動画やBGMを使用する場合は、音声が会場のスピーカーから正常に流れるかまで確認しておくと安心です。

幹事だけが忙しくなってしまう

受付、司会、飲食物の受け取り、ゲームの進行、写真撮影などを一人で担当すると、幹事自身が参加者と交流する時間がなくなってしまいます。

受付、進行、タイムキープ、撮影などの役割を分担し、複数人で運営できる体制をつくりましょう。

事前に役割分担を決めておけば、当日の混乱を防ぎやすくなり、幹事も新年会を楽しみやすくなります。

新年会終了後のフォローも忘れずに

新年会は、当日が終わればすべて完了というわけではありません。

開催後に参加者へお礼を伝えたり、撮影した写真を共有したりすることで、イベント後のコミュニケーションにもつなげられます。アンケートを実施する場合は、次のような質問を設定すると今後の社内イベントにも活用できます。

• 新年会全体の満足度
• 印象に残った企画
• 参加者同士の交流のしやすさ
• 料理・飲み物について
• 会場について
• 当日の進行について
• 次回参加したい企画
• 改善してほしい点

参加者から集めた意見を次回の会場選びや企画、飲食の手配に反映することで、次回以降のイベントをよりスムーズに運営できます。

また、会場費やケータリング費などの精算も忘れずに行い、実際にかかった費用を記録しておきましょう。

新年会に関するよくある質問

Q. 新年会の準備はいつから始めるべきですか？

参加人数や会場規模にもよりますが、1～2か月前から準備を始めるのがおすすめです。

特に会社全体で開催する新年会や、大人数で開催する場合は、日程と会場だけでも早めに決めておきましょう。

1月は年始の予定が集中しやすいため、参加者のスケジュールを確認しながら早めに準備を進めることが大切です。

Q. 新年会の所要時間はどのくらいですか？

一般的には2時間程度がひとつの目安です。

新年の挨拶やゲーム、交流企画などを行う場合は、それぞれに必要な時間を考慮してスケジュールを組みましょう。

企画を詰め込みすぎず、食事や歓談を楽しむ時間を確保することも大切です。

Q. 新年会ではどんな会場がおすすめですか？

参加人数や新年会の目的によって異なりますが、参加者が交流しやすく、飲食や必要な設備に対応できる会場がおすすめです。

食事や歓談を重視するならカフェバーのような雰囲気の会場、演出や設備を重視するならLEDビジョンや音響設備のある会場、ゲームや余興を取り入れるならステージや映像設備のある会場など、開催内容に合わせて選びましょう。

Q. 新年会でケータリングを利用するときの注意点はありますか？

料理の内容だけでなく、最低利用人数、提供時間、飲み物の有無、アレルギー対応、料理の設置場所、ゴミ処理なども確認しておきましょう。

また、会場によってケータリングの利用条件や飲食物の持ち込み条件が異なるため、会場を予約する前に確認しておくと安心です。

Q. 新年会の会場は貸し会議室でも利用できますか？

貸し会議室やレンタルスペースの中には、飲食やパーティー利用に対応している会場があります。

新年会で利用する場合は、飲食の可否だけでなく、立食・着席など希望する形式への対応、ケータリングの利用可否、音響・映像設備、レイアウト、利用時間などを事前に確認しましょう。

まとめ｜チェックリストを活用して新年会をスムーズに開催しよう

新年会は、新しい年を祝うだけでなく、社員同士の交流を深め、チームの一体感を高めるきっかけにもなるイベントです。

幹事が押さえておきたいポイントは、次の7つです。

1. 新年会の目的と予算を決める
2. 日程と会場を確保する
3. 参加者情報を確認する
4. 飲食・ケータリングを手配する
5. 挨拶やゲームなどの企画を決める
6. 当日の役割分担と進行を確認する
7. 開催後のフォローを行う

チェックリストを活用して準備状況を共有すれば、抜け漏れを防ぎながら、複数の担当者で効率よく準備を進められます。

また、会場を選ぶ際は、参加人数だけでなく、新年会の目的や参加者同士の交流のしやすさ、飲食の可否、ケータリング、必要な設備なども確認することが重要です。

TIME SHARINGでは、飲食を楽しむ新年会から、ゲームや余興を取り入れたパーティーまで、用途や人数に合わせて利用できる貸し会議室・パーティー会場を探せます。

新年会の準備を始める際は、まず参加人数や開催内容を整理し、その条件に合った会場を早めに確保しておきましょう。