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会議中に議事録を取ろうとしても、話すスピードにメモが追いつかず、結局何を記録すればよいかわからなくなってしまった経験はありませんか。

特に新入社員や議事録作成に慣れていない方にとって、会議の内容を正確に記録しながら要点をまとめるのは想像以上に難しい作業です。

本記事では、議事録作成のプロが実践している効率的なメモの取り方と、会議後にスムーズに議事録をまとめるためのコツをご紹介します。

議事録作成でよくある悩み

多くのビジネスパーソンが議事録作成で抱える悩みは共通しています。

話すスピードにメモが追いつかないというのが最も多い悩みです。

一言一句すべてを記録しようとすると、次の発言を聞き逃してしまい、結果的に会議の流れがわからなくなってしまいます。

また、何を記録すべきか判断できないという悩みも頻繁に聞かれます。

会議では雑談や脱線した話題も出るため、どこまで記録すればよいのか迷ってしまうのです。

さらに、会議後にメモを見返しても内容が理解できないケースも少なくありません。

走り書きのメモだけでは、誰の発言だったのか、何について話していたのかが不明確になってしまいます。

会議前の準備が成功の鍵

効率的に議事録を取るためには、会議が始まる前の準備が非常に重要です。

議事録のフォーマットを準備する

会議前に議事録のフォーマットを準備しておくことで、当日は内容を埋めるだけで済みます。

過去の議事録がある場合は、それをテンプレートとして活用しましょう。

基本的な項目としては、会議名、日時、場所、参加者、議題、決定事項、次回アクションなどを含めます。

これらの項目を事前に用意しておけば、会議中はどの項目に該当するかを考えながらメモを取ることができます。

5W1Hを確認しておく

会議の目的を事前に把握しておくことで、記録すべきポイントが明確になります。

Why（なぜ）この会議を開催するのか、What（何を）議論するのか、Who（誰が）参加するのかなど、5W1Hに基づいて事前情報を整理しましょう。

アジェンダが事前に共有されている場合は、必ず目を通しておくことをおすすめします。

議論の流れを予測できれば、メモを取る際の心の余裕が生まれます。

会議中のメモ取りテクニック

実際の会議では、すべてを記録するのではなく、要点を押さえて効率的にメモを取ることが重要です。

記号と略語を活用する

メモのスピードを上げるために、自分なりの記号や略語を用意しておきましょう。

例えば、決定事項には「決」、保留事項には「保」、重要なポイントには「★」などのマークを付けます。

また、「例えば」は「ex」、「参考」は「参」など、よく使う言葉は略語化しておくと便利です。

自分が後から見返してすぐに理解できる記号であれば、どのようなものでも構いません。

必ず記録すべき内容を見極める

すべての発言を記録するのではなく、以下の内容は必ず漏らさず記録しましょう。

決定事項は議事録の最も重要な要素です。

何が決まったのか、誰が担当するのか、いつまでに実施するのかを明確にメモします。

決定に至った理由も記録しておくと、後から見返したときに経緯が理解できます。

賛成意見と反対意見の両方をメモしておくことで、議論の流れが把握できます。

保留事項や今後の課題も重要です。

次回の会議で取り上げるべき内容として記録しておきましょう。

一方で、挨拶や雑談など、議論に関係ない部分は思い切って省略して構いません。

発言者を明確にする

誰がどの意見を述べたのかを記録することは、責任の所在を明確にするために重要です。

特に社外の方が参加する会議では、発言者によって重要度が変わる場合があります。

メモには発言者の名前や役職を簡潔に記載しておきましょう。

会議後24時間以内に整理する

議事録は会議終了後、できるだけ早く整理することが大切です。

一般的には、会議後24時間以内に議事録を共有することが推奨されています。

時間が経つと記憶が曖昧になり、メモを見ても内容が思い出せなくなってしまうからです。

会議直後の記憶が新鮮なうちに、メモを整理して議事録の形に仕上げましょう。

その際、誰が見ても会議の内容が理解できるように、具体的で明確な文章で書くことを心がけてください。

主語を明確にし、「あれ」「それ」などの指示語は避けましょう。

また、会議中に配布された資料がある場合は、コピーして添付資料として議事録に添えておくと親切です。

まとめ

議事録作成のコツは、事前準備と効率的なメモ取り、そして迅速な整理の3つです。

すべてを記録しようとせず、決定事項や重要なポイントに絞ってメモを取ることで、会議の内容を正確に記録できます。

記号や略語を活用して自分なりのメモ術を確立すれば、会議中も余裕を持って議論に参加できるようになるでしょう。

最初は慣れないかもしれませんが、回数を重ねるうちに自然とコツがつかめてきます。

ぜひ本記事で紹介したテクニックを実践して、効率的な議事録作成を目指してください。

会議や打ち合わせに便利な貸し会議室

TIME SHARING 新宿6D

■最寄り駅: 東京メトロ各線新宿三丁目駅E2出口より徒歩3分
■営業時間: 00:00 ～ 22:00
■収容人数: デスク＋チェア：～18名
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